Beskrivning av handlingars offentlighet

Enligt informationshanteringslagen (906/2019, 28 §) ska en informationshanteringsenhet för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar. Pargas stad är en informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen. Med hjälp av beskrivningen av handlingars offentlighet berättar man för stadens invånare hur informationshanteringen av ärenderegister och tjänster är ordnad i Pargas stad, och beskrivningen ska även hjälpa kunder att göra en begäran om information och rikta den till rätt instans.

Ärenderegistret omfattar ärenden som har anhängiggjorts, ärendenas behandlingsskeden och handlingar som hänför sig till dem. Uppgifter som ingår i ärenderegistret behandlas i stadens ärendehanteringssystem och operativa informationssystem.

Beskrivningen av handlingars offentlighet uppdateras regelbundet så att informationen den innehåller alltid är aktuell.

Informationslager och deras användningsändamål

Pargas stads informationslager är stora informationshelheter som bildats i och med skötseln av stadens uppgifter och det organ som ansvarar för den aktuella uppgiften fungerar alltid som ansvarig myndighet.

Koncerntjänster

• Informationslager inom förvaltningstjänster: ärendehantering som hänför sig till skötseln av lagstadgade uppgifter. Informationssystem: ärendehanteringssystem, informationsförvaltningens system
• Informationslager inom ekonomitjänster: ärendehantering som hänför sig till ekonomiförvaltning. Informationssystem: informationssystem som hänför sig till skötseln av stadens ekonomi
• Informationslager inom personaltjänster: anställning av personal och ärendehantering under anställningen. Informationssystem: personaladministrationens informationssystem

Tekniska stödtjänster

• Informationslager inom servicetjänster: informationsmaterial som behövs för produktion av kosthåll och städtjänster
• Informationslager inom fastighetstjänster och byggande: informationsmaterial som behövs för förvaltning, underhåll och byggande av fastigheter. Informationssystem: informationssystem som hänför sig till underhåll och byggande av fastigheter, kameraövervakningssystem
• Informationslager inom teknik: informationsmaterial som behövs för planering, underhåll och byggande av kommunalteknik och ordnande av trafik samt informationsmaterial som gäller parker och allmänna områden. Informationssystem: informationssystem som hänför sig till skötseln av kommunalteknikens uppgifter
• Informationslager inom vattentjänstverket: informationsmaterial som behövs för produktion av vatten- och avloppstjänster. Informationssystem: vattentjänsters kunddatasystem

Fostran och utbildning

 

• Informationslager inom utbildningen: ärendehantering som hänför sig till den grundläggande utbildningen samt annan utbildning. Informationssystem: informationssystem för ordnande av utbildning och elevadministration
• Informationslager inom småbarnspedagogiken: ärendehantering som hänför sig till småbarnspedagogiken
• Informationssystem: småbarnspedagogikens kunddatasystem

Livskraft

• Informationslager inom bibliotek: ärendehantering som hänför sig till utlåning, indrivning av avgifter och statistikföring. Informationssystem: utlånings- och kunddatasystem
• Informationslager inom den fria bildningen: ärendehantering som hänför sig till ordnande av kurser samt deltagare. Informationssystem: informationssystem för hantering av kurser och deltagare
• Informationslager inom kultur- och idrottstjänster: informationsmaterial som hänför sig till kulturtjänster samt motion och ungdom. Informationssystem: bokningssystem för utrymmen
• Informationslager inom näringslivstjänster: informationsmaterial som hänför sig till näringspolitik, företagstjänster, delaktighet och stadsmarknadsföring
• Informationslager inom planläggningen: informationsmaterial som hänför sig till generalplanläggning, delgeneralplanläggning, detaljplanläggning och stranddetaljplanläggning. Informationssystem: informationssystem för planering av planläggning
• Informationslager inom miljöskyddet: informationsmaterial som hänför sig till miljötillsyn och miljöskydd. Informationssystem: informationssystem för miljötillsyn och lov- och tillståndshantering
• Informationslager inom byggnadstillsynen: informationsmaterial som behövs för byggnadstillsyn och beviljande av lov och tillstånd som gäller byggande.  Informationssystem: informationssystem för e-tjänster inom byggande
• Informationslager inom mätning: informationsmaterial som behövs för fastighetsförrättningar och kart- och mätningstjänster. Informationssystem: system för geografisk information och befolkningsdata- och kartsystem

Informationsmaterialet är inte fritt tillgängligt genom ett tekniskt gränssnitt.

Begäran om information i Pargas stad

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Om en begäran om information gäller en offentlig handling behöver begäran inte motiveras och den som begär information behöver inte berätta vad uppgifterna används till. Begäran om information som gäller Pargas stads handlingar riktas direkt till den tjänsteinnehavare eller sektor som ansvarar för ärendet. Stadens registratur ger vid behov information om olika myndigheter inom staden.

Enligt offentlighetslagen har den vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen, även om handlingen inte är offentlig. När begäran avser sekretessbelagda handlingar ur vilka en uppgift kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar, ska den som begär att få ta del av en handling meddela för vilket ändamål uppgifterna ska användas och kunna styrka sin identitet. Pargas stad kan av den som begär att få ta del av en handling begära även andra tilläggsuppgifter, om de behövs för att utreda förutsättningarna för att lämna ut uppgifter.

Behandlingen av begäran om information och att hitta de begärda uppgifterna underlättas, ifall begäran om information specificerats så exakt som möjligt. Som specificerande uppgifter kan till exempel ärendenummer, handlingens datum, beslutsdatum och uppgifter om den som anhängiggjort ärendet eller fattat beslut i ärendet användas.

Begäran om information kan skickas till Pargas stads centralregistratur eller direkt till de olika sektorernas registraturer. Kontaktuppgifterna hittar du här.