Utvärdering, resultat och redovisning

Efter projektets eller evenemangets avslut ska man utvärdera det och redovisa användningen av understöd till de fonder, stiftelser och staden eller/och staten som beviljat sådana. Ett tack till eventuella sponsorer via t.ex. e-post kan också vara trevligt även om de inte uttryckligen begärt en redovisning. Här kan ni berätta vart pengarna eller annat sponsormaterial gått, hur många som besökt evenemanget mm.

 

Utvärdering och resultat

Vilket blev resultatet av projektet eller evenemanget? Utvärdering är att sammanställa information och dokumentera ekonomiska och andra resultat. Utvärderingen bör göras ganska snart efter evenemanget då allt är i färskt minne. Använd anteckningarna ni gjort under evenemanget och feedbacken ni fått från besökare! Syftet med utvärderingen är att se vad som fungerade bra och mindre bra, om man uppnådde det planerade målet och vad som kan utvecklas. Detta hjälper er när ni ska ordna nästa evenemang. I såväl utvärderingen som i redovisning av bidrag är det bra att jämföra slutresultatet med planen. Man kan med fördel gå igenom samma punkter man hade i planeringsfasen: var, när, hur, vad, vem, varför, resurser/arbetsfördelning, Plan B, marknadsföring samt budget. 

 

Redovisning

Efter avslutat evenemang eller projekt är det dags att redovisa hur du använt beviljade bidrag. Håll koll på sista datum för redovisning! De brukar anges i samband med besked om beviljat bidrag. Många bidragsgivare kontrollerar vid nya ansökningar om man har redovisat tidigare bidrag. Oftast behöver du inte bifoga kvitton, men de kan vara bra att ha tillgängliga under två års tid för eventuell kontroll. Om du blivit beviljad ett bidrag/stipendium som privatperson gäller lite andra regler, t.ex. behöver du skattedeklarera bidrag. Mer info om detta fås från bidragsgivaren i fråga. 

Många av bidragsgivarna har färdiga blanketter för redovisning i sina bidragssystem. Om du av någon orsak inte kan redovisa för hur ditt bidrag använts i tid bör du begära uppskov med redovisningen. Detta gör du via ansökningssystemet hos bidragsgivaren i fråga, eller genom att kontakta dem. Om du är osäker på något eller om du glömt att redovisa ett bidrag är det alltid bättre att kontakta bidragsgivaren i fråga än att inte göra det.

Punkter att gå igenom under en utvärdering och att ha med i redovisningar:

• Hur genomfördes projektet? Skiljde det sig från den ursprungliga planen?
   
• Uppnåddes er målsättning/ert förväntade resultat med projektet?
   
• Samarbetsparter, vilka var de och vad gick samarbetet ut på?
   
• Nådde ni den planerade målgruppen? Fanns det andra målgrupper som påverkades?
   
• Fungerade er tidsplan, och vilka var de största avvikelserna i den (om sådana fanns)?
   
• Genomfördes projektet/aktiviteterna vid den planerade platsen?
   
• Vilken betydelse har stipendiet/stödet haft för er på kort sikt?
   
• Vilken betydelse kommer stipendiet/stödet att ha för er på lång sikt?
   
• Ekonomisk redovisning och resultat
   
• Övriga kommentarer (oväntade resultat el. dyl.)

---

Till nästa sida: Bilagor och Botten