Projekti, tapahtuma ja toiminta

Milloin tapahtumasta tulee toimintaa ja milloin on kyse projektista? Esitämme tässä kappaleessa muutamia esimerkkejä. Projektin, tapahtuman ja toiminnan eron ymmärtäminen on tärkeää haettaessa avustuksia kunnalta tai rahastoilta. Tapahtuma- ja projektiavustusten ja toiminta-avustusten hakuajat eroavat usein toisistaan. Tietyt rahastot priorisoivat toimintaa, toiset taas tukevat mieluummin tapahtumia tai projekteja. Avustusta on tällöin osattava hakea oikeasta kategoriasta.

Tapahtuma on tilaisuus, jolla on alku ja loppu. Hyvin toimivalla tapahtumalla on yksityiskohtainen ohjelma, joka on julkistettu etukäteen. Tapahtuma on rajattu yhdelle tai useammalle alueelle ja se voi olla tietyssä tilassa tai useassa eri paikassa samanaikaisesti tai peräkkäin.

Projekti on tilapäistä ja määräaikaista toimintaa, jolla on määritelty alkamis- ja päättymisajankohta. Projekti toteutetaan vain kerran. Projektin laajuus ja resurssit on päätetty ennakkoon ja työryhmän työllä on selvä päämäärä. Projektiin voi sisältyä yksi tai useampia tapahtumia. Projektissa luodaan tai toteutetaan jotain tavanomaisen toiminnan lisäksi. 

Toiminta on aina jatkuvaa. Tapahtumien järjestäminen tai projektien toteuttaminen voi olla yksi osa toimintaa. Useita kertoja samanlaisessa muodossa järjestettävä tapahtuma (esimerkiksi vuosittain toistuva festivaali) luokitellaan toiminnaksi.
 

Esimerkki:

Uuden festivaalin järjestäminen (koko prosessi) voi olla projekti, mutta itse festivaali on tapahtuma. Jos festivaalista tulee toistuva, festivaalin rakenteen, ohjelman jne. pitää erota joka kerta selvästi edellisestä festivaalista, jotta sitä voitaisiin pitää aina uutena projektina, muussa tapauksessa se luokitellaan tapahtumaksi. Vuosittain rakenteeltaan samanlaisena toistuva tapahtuma tulkitaan toiminnaksi.