Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekistereistä kuvausta tiedonhallintalain (906/2019 28 §) mukaisesti asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Paraisten kaupunki on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan kaupungin asiakkaille, miten Paraisten kaupungin asiarekisterien ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty, ja sen tarkoituksena on myös auttaa asiakasta tietopyynnön tekemisessä ja sen osoittamisessa oikealle taholle.

Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin sisältyviä tietoja käsitellään kaupungin asianhallintajärjestelmässä sekä operatiivisissa tietojärjestelmissä.

Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään säännöllisesti, jotta sen sisältämät tiedot pysyvät ajan tasalla.

Tietovarannot ja niiden käyttötarkoitukset

Paraisten kaupungin tietovarannot ovat sen tehtävien hoidon myötä muodostuneita laajempia tietokokonaisuuksia, joista vastaava viranomainen on kyseisestä tehtävästä vastaava toimielin.

Konsernipalvelut

• Hallintopalveluiden tietovaranto: lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä, tietohallinnon järjestelmät
• Talouspalveluiden tietovaranto: taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. Tietojärjestelmät: kaupungin talousasioiden hoitoon liittyvät tietojärjestelmät
• Henkilöstöpalveluiden tietovaranto: henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely. Tietojärjestelmät: henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät

Tekniset tukipalvelut

• Palvelutoimintojen tietovaranto: ruoka- ja siivouspalveluiden tuottamisessa tarvittavat tietoaineistot.
• Kiinteistöhuollon ja rakentamisen tietovaranto: kiinteistöjen hallinnoimiseen, huoltoon ja rakentamiseen liittyvät tietoaineistot. Tietojärjestelmät: kiinteistöjen ylläpitoon ja rakentamiseen liittyvät tietojärjestelmät, kameravalvontajärjestelmä
• Tekniikan tietovaranto: kunnallistekniikan suunnittelussa, ylläpidossa ja rakentamisessa ja liikenteen järjestämisessä tarvittavat tietoaineistot sekä puistoja ja yleisiä alueita koskevat tietoaineistot. Tietojärjestelmät: kuntatekniikan tehtävien hoitamiseen liittyvät tietojärjestelmät
• Vesihuoltolaitoksen tietovaranto: vesi- ja jätevesihuoltopalveluiden tuottamisessa tarvittavat tietoaineistot. Tietojärjestelmät: vesihuollon asiakastietojärjestelmä

Sivistystoimi

• Opetuksen tietovaranto: perusopetukseen sekä muuhun opetukseen liittyvä asiankäsittely. Tietojärjestelmät: opetuksen järjestämisen ja oppilashallinnon tietojärjestelmä
• Varhaiskasvatuksen tietovaranto: varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely. Tietojärjestelmät: varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä

Elinvoima

• Kulttuuri- ja liikuntapalveluiden tietovaranto: kulttuuripalveluiden sekä liikunta- ja nuorisoasioihin liittyvät tietoaineistot. Tietojärjestelmät: tilavarausjärjestelmät
• Kirjaston tietovaranto: lainauksen, maksujen perinnän ja tilastoinnin asiankäsittely.. Tietojärjestelmät: lainaus- ja asiakastietojärjestelmä
• Vapaan sivistystyön tietovaranto: kurssien järjestämisen ja osallistujien asiankäsittely. Tietojärjestelmät: kurssien ja osallistujien hallinnan tietojärjestelmä
• Elinkeinopalveluiden tietovaranto: elinkeinopolitiikkaan, yrityspalveluihin, osallisuuteen ja kaupunkimarkkinointiin liittyvät tietoaineistot.
• Kaavoituksen tietovaranto: yleiskaavoitukseen, osayleiskaavoitukseen, asemakaavoitukseen ja ranta-asemakaavoitukseen liittyvät tietoaineistot. Tietojärjestelmät: kaavoituksen suunnittelun tietojärjestelmät
• Ympäristönsuojelun tietovaranto: ympäristövalvontaan ja ympäristönsuojeluun liittyvät tietoaineistot. Tietojärjestelmät: ympäristövalvonnan ja lupahallinnan tietojärjestelmät
• Rakennusvalvonnan tietovaranto: rakentamista koskevien lupien myöntämiseen ja rakennusvalvontaan tarvittavat tietoaineistot. Tietojärjestelmät: rakentamisen asiointipalveluiden tietojärjestelmät
• Mittaustoimen tietovaranto: kiinteistötoimituksissa sekä kartta- ja mittauspalveluissa tarvittavat tietoaineistot. Tietojärjestelmät: paikkatieto-, väestötieto- ja karttajärjestelmät. Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Paraisten kaupungin tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Tietopyynnön koskiessa julkista asiakirjaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Paraisten kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Julkisuuslain mukaan henkilöllä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto myös muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Paraisten kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyynnön käsittelyä ja pyydettävän tiedon löytymistä helpottaa, mikäli tietopyyntö on yksilöity mahdollisimman tarkasti. Yksilöivinä tietoina voidaan käyttää esimerkiksi asianumeroa, asiakirjan päivämäärää, päätöspäivämäärää ja vireillepanijan sekä päätöksentekijän tietoja.

Tietopyynnön voi toimittaa Paraisten kaupungin keskuskirjaamoon tai suoraan eri toimialojen kirjaamoihin. Yhteystiedot löydät täältä.