Talousarvio ja rahoitus

Talousarvio ja projektisuunnitelma/idea muodostavat uskottavan ja harkitun kokonaisuuden tapahtumasta, projektista tai toiminnasta. Nämä kaksi täydentävät toisiaan ja ovat myös ratkaisevassa asemassa, kun avustuksia myönnetään.

Talousarvio on työkalu toiminnan talouden seurantaan ja hallintaan, ja sillä varmistetaan, että menot ja tulot ovat tasapainossa. Samalla se on tapa, jolla projektia, tapahtumaa tai toimintaa voi kuvailla mm. avustuksen myöntäjille, yhteistyökumppaneille, sponsoreille, yhdistysten hallituksille, jäsenille ja toimeksiantajille. Kun talousarvio on hanskassa, muu työ järjestäjänä on rauhallisempaa ja ikäviltä yllätyksiltä on helpompi välttyä. Saat vinkkejä talousarvion laatimisesta ja sopivien otsikoiden käytöstä esimerkeistämme sivun alaosassa.
 

Talousarvio

Talousarviossa ja rahoitussuunnitelmassa tulee olla kattavuutta, eikä niiden pidä olla riippuvaisia yhdestä ainoasta tulosta, esimerkiksi tuesta. On tärkeää, että tapahtumalla tai projektilla on omia tuloja, oma osuus ja tukia mielellään useammalta kuin yhdeltä avustuksen myöntäjältä.

Menot ja tulot

Toisin kuin kirjanpidossa kulttuuritoimintaan liittyvä talousarvio laaditaan useimmiten niin, että menot merkitään ensin ja tulot sitten. "Kulttuuritalousarviossa" haetaan tasapainoista "nollatulosta" eli sitä, että menot ja tulot kattavat toisensa, eikä voittoa tehdä. Kulttuuritalousarviossa käytetään useimmiten seuraavia eriä:

Menot

• Palkkakulut ja palkkiot
• Tekniikka ja materiaali
• Markkinointi
• Tilakustannukset ja vuokrat
• Matka- ja kuljetuskulut
• Muut kustannukset

YHTEENSÄ: €

Tulot

• Oma osuus/luontoissuoritukset
• Liput, maksut, myyntitulot
• Avustukset valtiolta tai kunnalta
• Avustus tai tuki 1 (rahasto/säätiö)
• Avustus tai tuki 2 (rahasto/säätiö)
• Avustus tai tuki 3 (rahasto/säätiö)
• Muu rahoitus tai sponsorit

YHTEENSÄ: €

Alla oleva talousarvioesimerkki (tai -pohja) on aseteltu rahastojen ja säätiöiden hakemusohjelmien mukaisesti, eli sinun ei tarvitse laskea tai arvioida uudestaan, kun siirrät lukuja omasta talousarviosta hakemukseen liitettävään talousarvioon.

Luontoissuoritus tai oma rahoitus

Näillä käsitteillä viitataan omaan työpanokseen tai -osuuteen, jonka voi laskea rahassa ja huomioida talousarviossa. Tämä sisältää myös kaiken sellaisen, mihin ei suoraan sisälly rahassa laskettavia menoja tai tuloja. Tämä voi mm. olla oma panoksesi palkattoman työn muodossa, tilat, joita saat käyttää maksutta tai säästöihin johtava yhteistyö muiden kanssa. Kaikella tällä on tietty arvo, jonka voit sisällyttää menoihin ja sen jälkeen tasapainottaa omana osuutena tulopuolella.

Oma rahoitus voi myös tarkoittaa kassavaroja tai jo olemassa olevaa omaa rahoitusta.

Lopuksi:

Talousarvio on aivan kuten projektisuunnitelma juurikin suunnitelma, ja se elää projektin aikana. Sitä siis päivitetään mm., kun lippuja on myyty ennakkoon tai on saatu avustusta. Talousarvio on lähtökohtainen suunnitelma, jota viedään eteenpäin siihen, mikä on taloudellisesti mahdollista toteuttaa, ja siitä edelleen lopputulokseen. Voi olla hyvä työskennellä niin sanotun työbudjetin kanssa talousarvion rinnalla. Työbudjetti seuraa menoja ja tuloja sitä mukaa, kun ne toteutuvat. Käsite "break even" tai "nollatulos" on silloin helpommin havaittavissa. Kun talousarvio on näin pitkälle vahvistettu, tapahtuma tai projekti voidaan toteuttaa suunnitelman mukaisesti tai sitten suunnitelmaa pitää muokata, jotta toiminnan toteuttaminen olisi mahdollista.

Yksityiskohtaisessa tai eritellyssä talousarviossa voi olla useita sivuja, joilla esimerkiksi työsuhteet ja palkkakustannukset voidaan esittää yksityiskohtaisesti. Tässä voi myös esimerkiksi olla eritellyt markkinointikustannukset. Tällainen talousarvio on todella hyvä työbudjetti itse projektille, tai jos avustuksen myöntäjä haluaa nähdä talousarvion yksityiskohdat, esimerkiksi hakemuksen liitteenä.
 

Talousarvio - pohja (EXCEL)

Talousarvio - pohja (Numbers)