Från idé till förverkligande

Det är bra att ha tydliga ramar gällande tid, budget och resurser. För att ordna ett lyckat evenemang är det viktigt att ha en klar bild av hur slutresultet ska se ut. Planeringsfasen och förberedelserna är centrala delar i alla evenemang och projekt.
Att ha en arbetsgrupp på några personer är ofta bättre än att göra allt själv. Utse gärna en projektledare eller ansvars- och kontaktperson för evenemanget. Om det finns en producent brukar hen ofta vara ansvarsperson. Är det en organisation eller förening som står som arrangör kan t.ex. ordförande eller sekreterare vara kontaktperson. Både ett evenemang och ett projekt innebär en hel del arbete, också i planeringsfasen. En projektplan/-beskrivning med tydliga och konkreta idéer underlättar det fortsatta arbetet.  Projektplanen är en central del om man ansöker om finansiering från olika fonder, stiftelser och staden.  I planeringsskedet behöver man också tänka över marknadsföring, information och budget.
 

Vi har en idé!

På idéstadiet kan följande frågor vara till hjälp för att utvärdera om idén kan förverkligas:

• Vilken är målgruppen/-grupperna? 
   
• Hur ska det finansieras? Betalande publik, möjliga understöd eller egen finansiering?
   
• Vad krävs för förverkligandet av idén? Vem kan göra vad, vilka insatser krävs? Plats, teknik, personal/frivilliga, tillstånd osv. 
   

Vi förverkligar idén!

Några frågor att ställa sig under planerings- och idéfasen, och att ha med i projektplanen är:

• Vad är det ni ordnar? Gör en evenemangsbeskrivning. Vad är intressant med just ert evenemang? (se: “Gör en evenemangsbeskrivning”)
   
• För vem, av vem? Vilken är målgruppen ni vill nå? Arbetsfördelning? Har ni samarbetspartners?
   
• Varför gör vi detta? Mål och syfte. Vad vill ni uppnå? 
• Var ordnas evenemanget?
   
• När ordnas evenemanget? Tidpunkt. Se även “Tidsplanering”.
   
• Hur ska det förverkligas? Var börja, vad behövs? Vilken teknik behövs? El, mikrofoner, ljus, högtalare osv.
   
• Vad kan vi göra själva och vad behöver köpas eller hyras in?

En reservplan för evenemanget är bra att ha. Vad gör ni om det inte går att förverkliga som planerat, ställer ni in eller genomförs det på annat sätt? Hur löser ni eventuella problem?
 

Tidsplanering

En bra tidsplanering underlättar alla evenemang. Med framförhållning undviker man många problem och de som uppstår är lättare att lösa. Gör i ett tidigt skede upp en tidsplan för evenemanget och sätt upp olika deadlines, från planering till genomförande och utvärdering. Det kan exempelvis vara vecko- och månadsvisa deadlines då olika delar ska vara klara. 

Det ni också behöver fundera på förutom de centrala punkterna som datum, tid, hur länge projektet/evenemanget pågår etc är tiden som behövs för budgetering, marknadsföring, programplanering och -bokning, möten osv. Det är alltid bra att räkna med lite extra tid för allt, eftersom något lätt kan dra ut på tiden och oförutsägbara problem eller förseningar kan förekomma. Var realistisk i planeringen! En tumregel är att allt tar lite längre tid än man tror, åtminstone de första gångerna man arrangerar något. Det är bra att kunna vara flexibel och kreativ i sin tidsplanering. 

Det lönar sig att göra en checklista för tidsplaneringen, här hittar ni ett exempel på en sådan, där ni även kan skriva in egna punkter på de tomma raderna, och kryssa av vartefter. Checklistan hittas även som bilaga.
 

Planering av teknik

Beroende på evenemangets karaktär behövs oftast diverse teknik. Gå igenom följande lista för att underlätta planeringen och förverkligandet:

• Fråga efter artisters teknikbehov/krav i form av scenkarta och kanallista.
   
• Diskutera tillsammans med ljud- och ljustekniker behovet av teknik enligt artistens behov/krav.
   
• Hurdan scen behövs för evenemanget och var kan den placeras.
   
• Hur mycket och vilken typ av ström finns på evenemangsplasten?
   
• Då ljud och ljusteknik används behövs oftast kraftström tex 16A + 32A för ljud och ljus.
   
• Beakta även evenemangets övriga elbehov. Att tex blåsa upp barnens hoppslott på samma kraftströmsfas som evenemngets ljudanläggning är ingen bra idé!

Vid utomhusevenemang som behöver tex ljud, ljus och scen lönar det sig att koncentrera hela teknikbehovet till en leverantör som kan leverera och göra allt (dvs inte skilda leverantörer för ljud, ljus och scen). När samma leverantör kan se helheten och planera därefter sparas mycket tid och huvudbry. (läs mera om teknik och tillfälliga konstruktioner under Tillstånd, Säkerhet och Ansvar).
 

Under evenemanget

När det äntligen är dags för själva evenemanget är det mycket att hålla koll på. Arrangören behöver inte göra allt själv, men det viktigaste är att veta vem som gör vad, kunna delegera och ha förberett alla moment väl. Det är alltid bra att ha lite extra marginaler för allt under dagen, eftersom oförutsägbara problem kan uppstå. Se till att vara på plats i god tid innan ditt evenemang för att kunna gå igenom allt och hinna åtgärda eventuella problem. Använd checklistan nedan för att planera det du behöver göra under dagen  och checka av vartefter. 

Det lönar sig att göra en checklista för evenemangsdagen, här hittar du ett exempel på en sådan (lägg in länk till checklista). I den kan du även fylla i egna rader och bocka av vartefter allt är gjort. Du hittar även checklistan som bilaga.

PSST! Det är roligt att överträffa publikens, artisternas och arbetarnas förväntningar med små men viktiga detaljer, som ger ett professionellt intryck av arrangören. Gäller dekorationer, försäljning/servering av kaffe eller annan dryck, fråga hur alla har det osv.

---

Till nästa sida: Budget och Finansiering