Budget och Finansiering

Genomtänkta budget-och projektplaner utgör en bra grund för ett evenemang, projekt eller verksamhet. Dessa två kompletterar varandra och är avgörande för att man ska kunna beviljas bidrag från olika instanser. Budgeten är ett redskap för att ha koll på verksamhetens ekonomi och se till att utgifterna och intäkterna är i balans. Den är samtidigt ett sätt att beskriva projekt, evenemang eller verksamhet för bidragsgivare, samarbetspartners, sponsorer, föreningsstyrelse, medlemmar och uppdragsgivare. Har man koll på sin budget blir resten av arbetet mycket enklare, och det blir lättare att hålla otrevliga överraskningar borta.
 

Budget

En bra budget och finansieringsplan skall inte vara beroende av endast en inkomstkälla, utan ha intäkter från flera håll. Det är viktigt att ha egna inkomster, egen andel och gärna understöd från flera bidragsgivare.

Utgifter och Inkomster

I en "kulturbudget" vill man oftast ha ett balanserat "nollresultat" dvs utgifter och inkomster täcker varandra och ingen vinst görs. I en kulturbudget används oftast följande poster:

Utgifter

• Lönekostnader och arvoden
• Teknik och material
• Marknadsföring
• Utrymmeskostnader och hyror
• Rese och transportkostnader
• Övriga kostnader

TOTALT: €

Inkomster

• Egen andel / In kind
• Biljetter, avgifter, försäljningsintäkter
• Bidrag från stat eller kommun
• Bidrag eller understöd 1 (fond/stiftelse)
• Bidrag eller understöd 2 (fond/stiftelse)
• Bidrag eller understöd 3 (fond/stiftelse)
• Annan finansiering eller sponsorer

TOTALT: €

Upplägget på budgetexemplet följer många fonders och stiftelsers ansökningsformulär.

In Kind eller Egen finansiering

Dessa begrepp hänvisar till egen insats eller andel som kan värderas i pengar och beaktas i budgetplanen. Ta med även sådant som inte direkt innebär utgifter eller inkomster i pengar. Det kan vara din egen insats i form av oavlönat arbete, utrymmen du får använda kostnadsfritt, samarbete med andra som innebär inbesparingar mm. Allt detta har ett värde som du kan sätta med i utgifterna och sedan balansera som egen andel på inkomstsidan. Egen finansiering kan även innebära kassa eller egen redan existerande finansiering.
 

Arbetsbudget, “breakeven” eller nollresultat

En budget är precis som en projektplan just en plan och den kan ändras under projektets gång. Dvs man uppdaterar den efter att biljetter i förköp har sålts eller bidrag erhållits o.s.v. Det kan vara bra att ha med en arbetsbudget tillsammans med den mer “officiella” utgångs budgeten. Den s.k. arbetsbudgeten är mest till för en själv och följer upp kostnader och inkomster efterhand. Det är lättare att se när man nått "break even" eller "nollresultat" då man följer upp resultatet i arbetsbudgeten. Breakeven eller nollresultat är då inkomster täcker utgifter. Tex då biljetter sålts till den mängd att de täcker kostnader och uppsatt mål.

Följ upp budgeten regelbundet så har ni koll på inkomster och utgifter. En tumregel är att den ursprungliga budgeten så gott som alltid lever.
 

Detaljerad budget

En detaljerad budget kan ha fler sidor med specifika kostnader för t ex löner, marknadsföring och materialkostnader. En sådan budget är mycket bra som arbetsbudget för projektet och ifall bidragsgivare vill se en detaljerad budget som bilaga i ansökan.

Under checklistor och botten hittas olika mallar för budgetarbete.

---

Till nästa sida: Understöd och Bidrag